E-mail is de bepalende factor

E-mail is hét communicatiemiddel die ik iedere dag gebruik. Dat ik het dagelijks gebruik wil nog niet zeggen dat ik vrolijk word van een e-mail. Het komt zelfs met regelmaat voor dat de mails mij tot wanhoop drijven. Deze wanhoop is verleden tijd, sinds een week is de e-mail mijn beste vriend en geeft e-mail mij meer rust en regelmaat.

Honderden e-mails per dag waren voor mij geen uitzondering. Deze mails bestonden uit vragen, nieuwsbrieven, cc’tjes en heel veel spam. Mijn mailbox was nooit leeg. Nooit is misschien niet helemaal waar. Heel soms als ik een hele lange dag de tijd nam lukte het me om mijn inbox leeg te krijgen. Een lege inbox geeft een super voldaan gevoel. Het lukte dan wel om dit gevoel vast te houden voor een aantal dagen maar na een week verzande mijn mailbox weer en was ik weet terug bij af.

E-mail is de baas

Het frustrerende gevoel bestond uit het steeds tegen komen van e-mails waar ik iets mee moest doen, maar niet gelijk kon uitvoeren. Daarom liet ik ze in mijn inbox staan met het idee dat ik het dan niet zou vergeten. Maar helaas deze mails stonden weken en soms zelfs maanden in mijn mailbox. En iedere keer dacht ik daar moet ik iets mee doen. Maar ook vaak niet omdat ze te veel waren weggezakt.

Mijn e-mail is weer mijn beste vriend. Ik heb nu iedere dag twee momenten dat ik weer helemaal vrolijk en blij wordt. Ik zie dan namelijk na minimale inspanning een lege inbox. Ik gebruik de mail van google. En wanneer je op je mobiel kijkt, krijg je van google een plaatje cadeau wanneer je een lege inbox hebt. Een plaatje van een strandstoel met een poppetje welke heerlijk in de zon een krantje zit te lezen met de tekst “je bent helemaal klaar”. Ik kan je vertellen dat het plaatje niet went. Het blijft een heerlijk gevoel. Een gevoel van “ik kan de hele wereld aan”.

Voor iemand die zichzelf ziet als een Lean-expert, is het best frustrerend wanneer je dagelijks uren bezig bent met het verwerken van je e-mail. Het leek wel een fabriek. Maar dan wel een fabriek met een laag efficiënt vermogen. Je gaat mee in de flow en het is een feit dat het niet makkelijk is om “out of the box” te denken. Dit moment werd bij mij gecreëerd toen ik las over het boek Speedmailen op LinkedIn. Ik heb het boek gekocht en ben aan de slag gegaan.
Bij Lean ligt de oorsprong bij het elimineren van stappen welke geen toegevoegde waarde hebben voor het proces. Het boek laat zien welke stappen voor e-mails belangrijk zijn en zorgt ervoor dat de herhaling in het proces wordt voorkomen. Het boek was voor mij de inspiratie om mijn totale proces van communicatie via internet opnieuw in te richten. Dit kost wat tijd maar deze investering levert zoveel meer op.

Hoe heb ik nu mijn mail ingericht?

  1. Iedere ingekomen mail behandel ik volgens dezelfde standaard.
  2. Mail uit de inbox wordt verplaatst naar een beperkt aantal mappen.
  3. Ik gebruik een vaste structuur bij het verwerken van mail in de mappen. Dit gebeurt op vaste momenten.
  4. Ik heb geleerd welke sneltoetsen ik kan gebruiken binnen mijn e-mailprogramma.
  5. Ik heb afscheid genomen van alle nieuwsbrieven en reclame. Het kost even tijd. Maar meld je af bij iedere ongewenste mail. En lukt dit niet? Markeer dan de mail als spam.
  6. Via de social media en WhatsApp ontvang ik veel berichten waarop ik niet direct kan reageren. Deze berichten stuur ik door naar mijn mail, zodat ze vanzelf in mijn e-mailsysteem te recht komen.

Ik kan je aanraden om het boekje Speedmailen aan te schaffen en zelf aan de slag te gaan om het proces rondom je e-mail opnieuw in te richten, zodat jij ook dagelijks kan genieten van een lege inbox!